1С:Документооборот

«1C:Документооборот» позволяет вести учет всех видов документов компании: входящих, исходящих, внутренних (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.).

В программе вы сможете:

Программа поддерживает основные процессы договорной работы: от подготовки договора до контроля исполнения обязательств и расторжения. При этом все, что можно, программа выполняет сама.

В программе «1С:Документооборот» можно:

• Легко создавать договоры и сопутствующую документацию благодаря шаблонам, возможности автоматического заполнения реквизитов и связи документов.
• Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
• Контролировать возврат договора. Программа отслеживает срок возврата и уведомляет ответственного, если контрагент вовремя не вернул ваш экземпляр договора.
• Своевременно продлевать договоры. Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия программа автоматически уведомит ответственного или продлит договор сама.
• Контролировать наличие сопроводительных документов, скан-копий оригиналов документов.
• Анализировать договорную работу, используя отчеты, уже доступные в программе, или настроить свои.

В «1С:Документооборот» вы можете создавать папки и загружать в них файлы любых типов:

• проектные материалы,
• черновики,
• результаты обсуждений,
• изображения,
• книги,
• аудио- и в
идеофайлы,
• архивы,
• файлы систем проектирования,
• другие файлы.

Файлы можно прикреплять к документам, мероприятиям, записям календаря и письмам, а также просматривать, редактировать, распечатывать, перемещать, сохранять на диск и т. п. как поодиночке, так и группой. Для просмотра и редактирования файлов используются стандартные приложения, установленные на вашем компьютере. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа.

«1С:Документооборот» поддерживает весь жизненный цикл проекта: инициирование проекта, планирование, утверждение плана проекта, старт проектных работ, выполнение и завершение проекта.

Для этого в программе предусмотрены следующие возможности:

• Ведение аналитического учета данных в разрезе проектов (документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.).
• Автоматизация операционной деятельности по исполнению плана проекта.
• Ведение иерархической структуры проекта.
• Автоматический расчет календарного плана проекта на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек.
• Работа с диаграммой Ганта.
• Загрузка проектов из Microsoft Project (в качестве источника данных используется файл проекта, выгруженный в XML).
• Учет трудозатрат в разрезе проектов.
• Различные отчеты по проектам.

В «1С:Документообороте» удобно планировать и вести учет рабочего времени, ставить и контролировать выполнение задач. Вы сможете:

• Ставить задачи себе и своим сотрудникам по документам, файлам, в рамках проекта, мероприятия или в виде отдельных поручений.
• Использовать роботов для автоматизации контроля задач.
• Вести учет трудозатрат в разрезе задач, проектов, документов.
• Формировать ежедневные отчеты с подробными данными о виде, содержании и продолжительности выполненных работ, а также просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников.
• Вести личный календарь: создавать в нем записи о задачах, событиях и мероприятиях, отмечать время, когда вы заняты или свободны, чтобы другие сотрудники могли планировать встречи с вами, т.д.
• Работать с календарями других пользователей.
• Отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте, предупреждать коллег о своем отсутствии, настраивать правила переадресации входящих писем на другой ящик.
• Настраивать автоматические уведомления о важных событиях и сроках, в т.ч. по почте.

Для подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных мероприятий в «1С:Документооборот» предусмотрен следующий функционал:

• Планирование: подбор участников, времени, помещения, бронирование помещения.
• Составление программы с детализацией по пунктам и докладчикам.
• Автоматическое приглашение участников и проверка их доступности.
• Возможность ведения протоколов мероприятий.
• Фиксация присутствующих и отсутствующих участников на мероприятии.
• Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе мероприятий.
• Постановка и контроль задач по протоколу.
• Сбор отзывов и отчетность по мероприятиям.
• Хранение информации о мероприятиях (время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения и т.д.).

Кроме организации и проведения мероприятий в программе также можно совершать аудио- и видеозвонки, общаться с коллегами на форуме и в чатах, проводить голосования.

В «1С:Документооборот» встроена полноценная корпоративная почтовая система, которая имеет функционал, аналогичный стандартным почтовым программам – Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другим. При этом предлагает дополнительные возможности:

• чтение и отправка email, не выходя из программы «1С:Документооборот»;
• письма внутри программы доставляются без использования почтового сервера или сторонних почтовых клиентов;
• автоматическая обработка входящих и исходящих писем по заранее настроенным вами правилам;
• создание задачи, документа, записи календаря, планирование мероприятия, запуск процесса на основании письма;
• автоматическая установка связей при создании переписки на основании документа;
• объединение писем в цепочки, историю такой цепочки можно посмотреть в один клик;
• HTML-письма с форматированием текста и добавлением изображений в тело письма;
• все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в информационной базе;
• руководители имеют доступ к почте подчиненных;
• и другие (подробнее см. в файле)

Если встроенная почта вам не подходит, есть второй вариант — «легкая» почта. Она тоже позволяет отправлять и получать письма в программе, но через почтовый клиент, установленный на вашем компьютере (например, Microsoft Outlook), или с помощью прямого подключения к email-серверу (POP3, SMTP).