Реализованные проекты

ООО «Любимый город» (www.lubgorod.ru) – один из лидеров молочной промышленности Волгоградской области. Предприятие занимается производством и оптовой продажей молочной продукции под торговыми марками «Любимый город», «Мое любимое лето», «Active Energy». Ассортимент молочной продукции насчитывает более 55 позиций.

Производство находится в городе Камышин. Первую партию молочной продукции ООО «Любимый город» выпустил 25 декабря 2001 года в небольшом цехе. А сегодня «Любимый город» – это современное предприятие, которое оснащено передовым оборудованием, использует в производстве новейшие технологии и имеет собственный автопарк с современным автоматизированным транспортом. Численность сотрудников составляет более 400 человек.

Предприятие работает с федеральными и региональными сетевыми компаниями и дистрибьюторами, такими как Магнит, Перекресток, Лента и др. Продукция «Любимый город» поставляется в Санкт-Петербург, Псков, Челябинск, Москва, Ростов-на Дону, Пенза, Самара, Саратов, Волгоград, Рекспублика Калмыкия, Астрахань.

До старта проекта на предприятии уже использовали 1С:Документооборот, который внедряли своими силами. Но тогда внедрили только базовый функционал программы (согласование, исполнение), не было комплексных процессов и со временем поняли, что этого не хватает и программу нужно дорабатывать. Работать в текущей версии программы сотрудники не хотели, так как было неудобно. Своими ресурсами не могли доработать 1С:Документооборот, не хватало компетенций, поэтому руководство «Любимый город» обратилось в Центр консалтинговых проектов (ЦКП) по рекомендации партнера.

Перед нами была поставлена задача – автоматизировать внутренние бизнес-процессы обработки документов на базе 1С:Документооборот КОРП.

Автоматизация проводилась на базе программного продукта 1С:Документооборот КОРП.

В рамках проекта специалисты Центра консалтинговых проектов внедрили несколько разных видов документов и процессов их обработки, это:

• входящая и исходящая корреспонденция;
• внутренняя распорядительная документация;
• контроль исполнительской дисциплины;
• договорной учет.

Внутри каждого компонента были настроены:

• несколько видов документов (внутренние, входящие, исходящие);
• шаблоны комплексных бизнес-процессов (для каждого компонента свой уникальный процесс);
• настроили права доступа к папкам, функционалу системы, редактированию полей карточки документа.

Также специалисты ЦКП интегрировали 1С:Документооборот КОРП с 1С:ERP. Помогли настроить интеграцию с электронной почтой, чтобы письма автоматически попадали в программу и при уходе сотрудника вся переписка, информация оставалась в компании.

Какие сложности возникали в ходе автоматизации?

Как было уже отмечено ранее, на старте использования 1С:Документооборот было сопротивление от некоторых сотрудников, которые уже привыкли к привычным процессам, им было неудобно работать в программе, которая сначала была «сыровата». Но после доработки программы специалистами Центра консалтинговых проектов использовать 1С:Документооборот стало удобнее. К тому же ЦКП провел обучение для сотрудников, сделал инструкции по работе в программе. В течение недели мы удаленно встречались по полчаса-час почти каждый день, специалисты показывали, как работать в программе, объясняли какие-то сложные моменты. Также была жесткая позиция руководства компании, что используем 1С:Документооборот и по-другому нельзя. Это сработало. Сейчас сотрудники активно используют 1С:Документооборот. Всем нравится, все довольны.

Мы успешно реализовали проект по развитию 1С:Документооборот. В компании было организовано единое хранилище документов, файлов, инструкций. Ведется совместная работа сотрудников: протокольные мероприятия, обсуждения. Уменьшилось время подготовки и согласования документов, уменьшен бумажный документооборот.

Все процессы с договорами сейчас проходят в 1С:Документооборот. Руководители и сотрудники теперь видят, например, у кого задержался договор или заявка. Могут напомнить коллеге, получить ответ, почему произошла задержка, и ускорить процесс согласования. После согласования договор попадает в 1С:ERP. Это очень удобно.

Все договора, вся история по ним сохраняется в базе, не теряется. Сканы документов есть, не надо их где-то отдельно хранить и потом искать.

Также, Центр консалтинговых проектов обучил технических специалистов ООО «Любимый город» администрированию и настройке 1С:Документооборот КОРП.

Теперь отдельные документы и процессы клиент настраивает самостоятельно. Например, на базе согласованных договоров сделали формирование заявок на оплату денежных средств, интегрировали программу с service desk. Все это сделали благодаря тем знаниям и компетенциям, которые получили от ЦКП.