Помогли с настройкой подписания первичных документов электронной подписью более чем 2000 человек
В 2019 году в Ловозерском районе Мурманской области создана централизованная бухгалтерия, в ведении которой находится сеть из 28 учреждений государственного подчинения. Бюджетный учёт этих учреждений с 1 января 2019 года ведётся в единой информационной системе, созданной на базе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2. Как логическое развитие системы, с 1 января 2024 года учёт переведён в программный продукт 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, версия КОРП (1С:БГУ КОРП).
Нашей компанией на базе 1С:БГУ КОРП выполнена настройка бизнес-процессов по заполнению и подписанию первичных документов электронной подписью. Выполнение этих работ обусловлено внедрением новых форм электронных документов, утвержденных приказами Минфина РФ от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.
Как это работает?
Предположим, сотрудника отправляют в командировку. Для того, чтобы это сделать, соответствующие документы должны быть подписаны его руководителем и бухгалтером. Если, например, руководитель отправляет сотрудника в командировку, но не ставит свою подпись на документе, то бухгалтер не имеет права выписать командировочные. Такое последовательное перемещение электронного документа от одного подписанта к другому с целью согласования и подписания называется маршрутом документа. Раньше этот процесс был организован на бумажных носителях, сейчас для согласования достаточно поставить свою простую электронную подпись.
Каждый документ имеет свой маршрут. Где-то достаточно двух-трёх согласований, где-то их будет десять – всё индивидуально. Опытный главный бухгалтер может сказать, какой маршрут документа будет в том или ином случае, чтобы согласовать его.
Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.
Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!
Наша задача заключалась в создании и настройке шаблонов маршрутов документов с целью стандартизировать и упростить процесс подписания первичных документов. В таком шаблоне обычно обозначены этапы, исполнители, стадии обработки документа.
Как мы это сделали?
Данная работа представляла собой один из этапов внедрения программы 1С:БГУ КОРП.
В версии КОРП предусмотрены функции частичного заполнения документов, ролевой адресации, заполнения каждым подписантом своего набора данных. Данный функционал позволил выполнить задачу по настройке шаблонов маршрутов подписания документов в централизованной бухгалтерии.
Со стороны заказчика был выделен руководитель проекта, с которым согласовывались макеты шаблонов и утверждался окончательный вариант.
Для начала мы сделали стартовый шаблон маршрута подписания документа, после чего обсуждали его с главным бухгалтером Ловозерского района. Затем работа над проектом и дальнейшее взаимодействие проходили по следующему алгоритму:
- Главный бухгалтер предоставляет информацию о необходимых формах документов, которые подлежат подписанию в электронном виде.
- Специалист ЦКП создаёт шаблон маршрута и отдаёт его на проверку главному бухгалтеру
- Главный бухгалтер проверяет шаблон и требует внести определенные изменения (при необходимости)
- Специалист ЦКП учитывает требования и изменяет шаблон
- Выполняется тестирование использования шаблона в программе
- Шаблон вводится в эксплуатацию пользователями. При возникновении ошибок или недочётов шаблон оперативно изменяется и повторно тестируется в исправленном варианте, после чего вновь возвращается в эксплуатацию.
Какие особенности проекта пришлось учитывать?
Разнообразие документов, требующих индивидуальные маршруты подписания, диктовало большую трудоёмкость проекта в целом
Всего было создано 54 шаблона маршрутов подписания для разных документов. В среднем один документ содержал шесть этапов прохождения по маршруту. Для одного из документов пришлось разработать маршрут, состоящий из 15 этапов.
Необходимо было учитывать, что Ловозерский район находится на Крайнем Севере, что юридически имеет свои особенности выплат, формирования подписей в документах, проведения различных документов. Это также влияло на настройку шаблонов процессов согласования документов.
Особое внимание уделялось тестированию шаблонов для предотвращения ошибок в последовательности подписания документов.
Результаты настройки:
Каждое из подключенных к централизованной бухгалтерии учреждений получило единые шаблоны маршрутов, которые позволили стандартизировать документооборот всей сети учреждений Ловозерского района с использованием электронных подписей.
Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.
Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!