Главные отличия «1С:Документооборота», версии 3.0 от предыдущих релизов

Помогаем ощутить разницу и разбираем нововведения

«1С:Документооборот» имеет широкий функционал не только для совместной работы сотрудников с документами, но и для управления бизнес-процессами организации. Вместе с тем, для ряда компаний они могут показаться излишними в их повседневной деятельности, а другие пользователи банально не знают о тех возможностях программы, которые, помимо работы с документами, способны улучшить работу предприятия.

В этой статье мы разберём главные отличия «1С:Документооборота», 3.0 от других версий программы, для того, чтобы вы могли определиться с её текущим функционалом и наметить из него то, что поспособствует в дальнейшем более эффективной работе конкретно для вашей организации.

Важный момент: переход с «1С:Документооборота», версии 2.1 на «1С:Документооборот», версии 3.0 будет рассмотрен в отдельной статье.

Изменились права пользователей при работе с документами по ЭДО

Одним из главным отличий «1С:Документооборота» в редакции 3.0 является более гибкая система раздачи прав пользователям. Она стала безопаснее и логичнее для организации, которая использует программу.

Нововведение заключается в том, что теперь у сотрудников есть два вида полномочий для работы с документами. В первом случае, они будут выступать в роли ответственных за электронный документооборот (ЭДО), работу с контрагентами и управление машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Во втором случае, сотрудники с полномочиями оператора ЭДО, смогут отправлять и принимать документы по ЭДО, отражать их в системе и отправлять на согласование.

Все остальные сотрудники, которые не имеют соответствующих полномочий, могут лишь просматривать электронные документы, к которым у них есть доступ, но не менять их.

Новые интерфейсы ЭДО

В новой версии, по аналогии с другими программами 1С, визуально и операционо, изменился ряд настроек электронного документооборота.

В частности в карточку вида документа перенесены настройки отправки документов. Это позволяет оптимизировать данный процесс для пользователей. Теперь, в отличии от предыдущих версий, например, можно указать требуется ли ответная подпись от контрагента и отправка извещения.

Помимо этого в «1С:Документооборот», редакции 3.0 предусмотрена персональная настройка реестров. Так, в зависимости от предпочтений и потребностей разных пользователей, допускается настройка команд для работы с документами определённого вида.

В зависимости от роли в компании и их должности у сотрудников появились индивидуальные рабочие столы с заранее настроенным набором команд и оформлением, что значительно упрощает работу с программой. Например: для руководителей есть специальный вариант, который так и называется — «Рабочий стол руководителя по видам задач». А для быстрого доступа к необходимым функциям задействован блок навигации с набором команд, которые также отображаются в зависимости от роли пользователя.

Визуализация связанных документов

Документ, который находится в новой версии «1С:Документооборота», если он связан со своей карточкой документа, теперь можно посмотреть в карточке задач по этому документу.

Все входящие — в шаблонах

Речь идёт об автоматическом создании документа по входящим ЭДО. Если же создавать документ в ручном режиме, то программа предложит доступные варианты шаблона из списка. Данный список можно отредактировать для каждого пользователя, в зависимости от его роли, что поможет уже на начальном этапе избежать ошибок.

Сотрудников же, которые были назначены исполнителями в шаблоне вида документа, можно отредактировать в процессе выполнения обработки и назначить новых прямо из карточки документа.

При этом любому пользователю можно назначить по заранее установленному шаблону разную роль, а соответственно и права, что удобно, если один и тот же человек отвечает за процессы в разных подразделениях организации.

Наглядный пример когда пользователь может выбрать для того или иного документа, необходимую роль

Единый справочник «Документы»

В работе с документами теперь используется единый справочник «Документы предприятия». «1С:Документооборот» автоматически отслеживает документы с истекающим сроком действия и оповещает об этом ответственных лиц.

Также добавлен контроль наличия оригиналов документов — для документов нужных видов можно поставить на контроль факт получения бумажного оригинала, ответственные за документ сотрудники будут получать уведомления об отсутствии оригиналов по настроенному расписанию.

В настройках «Видов документов» появилась возможность копирования настроек между видами документов.

Для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Этот срок автоматически будет вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документов. Введена установка запрета на создание документов без привязки к проекту.

Коротко о главном

Изменения в новой версии 1С:Документооборот включают в себя:

• более гибкую систему прав пользователей, которая имеет два вида полномочий для работы с документами: Ответственные за ЭДО и Операторы ЭДО
• оптимизацию процессов по работе документов, настройке персональных реестров, за счёт новых интерфейсов ЭДО и индивидуальных рабочих столов программы для пользователей
• визуализацию связанных документов и автоматическое создание документов из входящих ЭДО.

Эти изменения делают «1С:Документооборот» 3.0 более удобным, безопасным и функциональным инструментом для управления документами в вашей организации.

Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!