Встроенная и лёгкая электронная почта в «1С:Документооборот». Какую из них выбрать?

Не все руководители знают, что программа «1С:Документооборот» предоставляет широкие возможности для работы с документацией, включая функцию электронной почты. В этой статье мы рассмотрим, в чём отличия встроенной и лёгкой почт в «1С:Документообороте», как встроенная почта способствует оптимизации внутренних и внешних коммуникаций, как данное решение может упростить и снизить стоимость ведения бизнеса, а также дадим советы для повышения эффективности работы с почтой.

Основные отличия встроенной и лёгкой почты в «1С:Документооборот» 

Исторически системы электронного документооборота (СЭД) и электронная почта всегда разделялись, что было неудобно и малоэффективно. Встроенная и лёгкая почта в «1С:Документооборот» решают эту проблему, интегрируя обмен файлами и документами внутри компании и с внешними адресатами. То есть, в зависимости от адресата, отправка писем может выполняться как внутренним, так и внешним почтовым сервером. Разберём кратко функционал лёгкой почты, так как это поможет нам лучше понять её отличия от встроенной.
 
 Лёгкая почта в «1С:Документооборот» имеет следующие особенности: 

 ● Не сохраняется переписка и прикрепленные вложения в информационной базе

● Возможна отправка и получение писем через почтовый клиент (Microsoft Outlook, TheBat! и так далее)

● Возможна отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)

● Письма и вложения можно загрузить в справочники входящих, исходящих или внутренних документов

● Системная учётная запись – всегда должна быть настроена на лёгкую почту.

Встроенная почта в «1С:Документообороте» это фактически полноценный почтовый клиент. И здесь кроется основное отличие от лёгкой почты. Во встроенной почте все письма, прикреплённые к ним файлы, и вся история переписки хранятся в информационной базе. 

Пример интерфейса внутренней почты «1С:Документооборота» с возможностью поставить задачу сотруднику

Какой тип почты лучше выбрать?

Обычно лёгкая и встроенная почта не используются вместе. Однако многое зависит от компании и её стандартов.

Если в организации уже есть принятый корпоративный стандарт по использованию почты (например, развёрнут отдельный почтовый сервер MS Exchange и у всех пользователей стоят почтовые клиенты MS Outlook), то целесообразно использовать лёгкую почту через почтовый клиент. Если принятых стандартов нет, можно ввести такой стандарт и использовать встроенную почту всеми пользователями в организации.
 
Последний случай будет особенно актуальным в связи с вопросами импортозамещения. Здесь встроенная почта, разработанная отечественными специалистами, может представлять особый интерес для руководства предприятия.

Какое преимущество встроенной почты в «1С:Документообороте» для руководителя

Для руководства организации переход на встроенную почту в «1С:Документообороте» можно разделить на такие ключевые параметры, как безопасность и прозрачность, а также отличительную технологичность и банальное удобство работы с почтой. Разберём чуть более подробно каждый пункт.

Безопасность

Все вложения внутренней почты точно безопасны

Встроенная почта в «1С:Документооборот» обеспечивает высокий уровень безопасности. Письма доставляются внутри программы без использования почтового сервера или сторонних почтовых клиентов, что минимизирует риск утечки информации. Централизованная настройка правил корпоративной переписки позволяет контролировать все аспекты коммуникаций, включая общие списки рассылки с настройкой доступа. Чёрный и белый списки адресатов помогают фильтровать нежелательные сообщения, а спам-фильтр с использованием правил обработки писем дополнительно защищает от нежелательной корреспонденции. Скрытые копии писем и автосохранение неотправленных сообщений обеспечивают дополнительную защиту данных. Программные предупреждения при отправке массовой рассылки или письма внешнему адресату помогают избежать ошибок, а выделение писем от неизвестных адресатов позволяет быстро идентифицировать потенциальные угрозы. 

Прозрачность

Во встроенной почте «1С:Документооборот» фактически нет ничего лишнего

Одним из ключевых преимуществ встроенной почты является прозрачность. Руководители имеют доступ к почте подчиненных, что позволяет контролировать все аспекты коммуникаций внутри компании. Полная история переписки доступна для просмотра, что обеспечивает прозрачность и отслеживаемость всех взаимодействий. Контроль своевременных ответов на электронные письма помогает поддерживать высокий уровень ответственности и дисциплины. Хронометраж работы с почтой и внесение трудозатрат в ежедневный отчет позволяют оценивать эффективность работы сотрудников. Через протокол работы пользователей всегда можно определить, кто прочитал или ответил на письмо, что добавляет дополнительный уровень контроля и прозрачности. 

Технологичность

Несмотря на простоту, почта «1С:Документооборот» способен удовлетворить не только основные запросы пользователей

Автоматическая обработка входящих и исходящих писем по заранее настроенным правилам позволяет значительно сократить время на рутинные операции. Гиперссылки на любой объект информационной базы, такие как документы или процессы, можно вставлять прямо из письма, что упрощает доступ к необходимой информации. Импорт писем и контактов из Microsoft Outlook облегчает переход на новую систему. Автоматические ответы помогают быстро реагировать на входящие сообщения, а пересылка и перенаправление писем удобны для сохранения обратного адреса. Возможность отозвать письмо позволяет исправить ошибки до того, как они станут критичными. Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск с учетом морфологии облегчают нахождение нужных сообщений. Добавление адресатов списком упрощает массовую рассылку, а сохранение писем вместе с вложениями на диск с автоматическим форматированием текста обеспечивает удобство работы с документами. Вложенные письма позволяют структурировать переписку и упрощают поиск нужной информации.

В пару кликов на основании письма можно создать документ и работать с ним не выходя из системы

Под удобной работой с письмами, мы понимаем следующие пункты, которые реализованы во встроенной почте: 

● Удаленная работа через веб-браузер или мобильное приложение

● Обработка нескольких почтовых ящиков одним пользователем

● Создание задачи, документа, записи календаря, планирование мероприятия, запуск процесса на основании письма

● Автоматическая установка связей при создании переписки на основании документа

● Письма соединяются в цепочки и историю такой цепочки можно посмотреть в один клик

● Присоединенные файлы можно редактировать прямо в письме

● Комплекс персональных пометок и настроек списка писем

● Автоматическая очистка папок писем

● Групповая отправка исходящих писем

● Общие почтовые ящики могут обрабатывать сразу несколько сотрудников

● Список адресатов письма можно сохранить как группу рассылки

● HTML-письма с форматированием текста и добавлением изображений в тело письма

Советы и решения для руководителей при использовании внутренней почты

Эффективное использование электронной почты в «1С:Документооборот» может значительно повысить производительность и организованность работы в компании. Руководители, следуя этим советам, смогут оптимизировать процессы коммуникации, улучшить контроль над выполнением задач и обеспечить прозрачность в работе с документами. Это, в свою очередь, способствует более быстрому принятию решений и повышению общей эффективности команды. Ниже мы даём рекомендации, которые помогут по максимуму использовать встроенную почту

1. Шаблоны текстов и подписи рекомендуется настраивать централизованно согласно правилам корпоративной переписки
2. Если вы работаете только с почтой, рекомендуется вывести список писем на рабочий стол
3. Перед началом использования почты включите уведомления о новых письмах
4. Для своевременного получения писем настройте автообновление списка писем
5. Настройте правила автоматического разбора почты, чтобы программа сама распределяла письма по папкам, устанавливала отметки о прочтении и т. д.
6. Пользуйтесь комментариями к письмам. Это текстовые заметки к каждому письму, рассмотрение которого было отложено
7. Не путайте папку «Корзина» и пометку на удаление. «Корзина» – это просто папка для хранения писем. Письма, помеченные на удаление, стираются из информационной базы
8. Используйте персональные списки рассылки
9. Будьте внимательны при использовании кнопки «Ответить всем». Не рекомендуется направлять письма всем участникам переписки, если в этом нет реальной необходимости
10. Не отправляйте писем с пустой темой

В дальнейших публикациях мы подробно остановимся на пошаговой настройке внутренней почты в «1С:Документооборот», что позволит лучше следовать данным рекомендациям. 

Коротко о главном 

Электронная почта в «1С:Документообороте» предоставляет широкие возможности для оптимизации внутренних и внешних коммуникаций. Встроенная и легкая почта позволяют эффективно управлять документацией и обменом файлами, обеспечивая безопасность, прозрачность и технологичность. Руководители следуя советам могут значительно повысить эффективность работы с электронной почтой в своей компании. 

Если вам нужна помощь или консультации по работе с внутренней почтой и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!