Централизация государственных учреждений на базе 1С:ЗГУ муниципального образования

Клиент: Муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная бухгалтерия по обслуживанию муниципальных учреждений муниципального образования Печенгский муниципальный округ Мурманской области»

Что было до того как начался проект

До начала проекта в Централизированной бухгалтерии Печенгского муниципального округа существовало 26 отдельных действующих учреждений (например, детские сады, школы, центры дополнительного образования), часть из которых находилась в разных информационных базах 1С, и которые планировалось объединить. В каждом из учреждений было разное количество сотрудников, в среднем, от 5 до 45 человек.

Каждое учреждение ведёт свой учёт, в соответствии со спецификой (школа, сад и т.д.). Кадровый учёт не вёлся специалистами в системе, но само штатное расписание поддерживается в актуальном состоянии для корректного ведения остальных видов учёта. Это усложняло расчёт заработной платы и отчётность.

Суть проекта

Проект был вызван необходимостью выполнения требований законодательства по реорганизации и централизации учреждений. В частности, несколько детских садов и других учреждений должны были объединиться в одну структуру. 26 учреждений должны были объединиться в 13.

Это требовало корректного переноса данных сотрудников, в том числе сохранения среднего заработка для правильного расчёта отпускных и больничных. Также была задача объединить имеющиеся разрозненные базы в единую для удобства работы бухгалтеров по расчёту заработной платы (расчётчиков).

Были сформулированы следующие цели и задачи проекта:

– Обеспечить корректное слияние нескольких учреждений в рамках одной информационной базы в 1С.

– Сохранить за сотрудниками средний заработок, необходимый для расчёта отпускных и больничных.

– Обеспечить целостность и корректность расчёта заработной платы в объединённом учреждении.

– Объединить данные из разных баз в одну информационную базу, где это было необходимо.

– Обучить расчётчиков и обеспечить их взаимодействие с новой системой.

 

Реализация проекта

Проект заключался в переносе и слиянии данных сотрудников из нескольких учреждений в одно в «1С:Зарплата и кадры государственного учереждения», версии ПРОФ (1С:ЗГУ, ПРОФ) с сохранением всех необходимых данных по среднему заработку и штатному расписанию. Для этого была разработана методика, основанная на использовании типового функционала 1С по работе с филиалами, а также специальные обработки для переноса данных между разными информационными базами.

Поэтапно это выглядело следующим образом:

1. Заказчик получил уведомление о предстоящей реорганизации и начал подготовку нового штатного расписания (около месяца на подготовку).

2. Заказчик обратился к нам с запросом о возможности переноса и слияния данных.

3. Наши специалисты провели анализ текущих информационных баз и определили, какие учреждения находятся в одной базе, а какие — в разных.

4. Мы разработали методику слияния на основе функционала филиалов 1С для учреждений в единой базе.

5. Разработка двух специальных обработок для выгрузки и загрузки данных среднего заработка при переносе из одной базы в другую.

На данном этапе проведение переноса данных осуществлялось параллельно:

Для учреждений в одной базе — слияние происходило через филиалы. Процедура занимает около одного дня, с проверкой данных около недели.

Для учреждений в разных базах — сначала происходил перенос данных в одну базу с помощью разработанных обработок, а затем слияние.

Постепенное выполнение централизации происходило по очереди, ориентируясь на даты реорганизации и потребности в расчётах отпускных и больничных. После централизации происходила сверка данных для избежания возможных ошибок.

6. Обучение нескольких расчётчиков работе и координация с руководителем отдела по расчёту заработной платы.

7. Обработка обратной связи и устранение возникающих вопросов


Что использовалось

Типовой функционал 1С по работе с филиалами для централизации организаций в одной базе. Использовалось решение «1С:Зарплата и кадры государственного учереждения», версии ПРОФ (1С:ЗГУ, ПРОФ)

Специально разработанные обработки для выгрузки и загрузки данных среднего заработка между разными информационными базами в 1С:ЗГУ, ПРОФ

Система «1С-Коннект» для коммуникации с пользователями и решения возникающих вопросов.

Сроки проекта

Основные работы были осуществлены в мае-июне 2025 года. Общая работа по проекту завершена в январе 2026 года, так как специалисты ждали срок централизации для каждого нового учреждения, которая происходила постепенно.

Особенности проекта

В отличии от работ по централизации бухгалтерского учёта в данном регионе, проводить слияние организаций возможно было без остановки работы пользователей, в том числе в рабочее время. При этом был использован нестандартный подход — филиализация организаций для корректного учёта данных в 1С.

Среди других особенностей следует выделить:

• Отсутствие типового функционала 1С для автоматического переноса среднего заработка между организациями, что потребовало разработки собственной методики и обработок.
  

• Необходимость детализированного учёта среднего заработка с учётом районных коэффициентов, северных надбавок и различных премий, так как все учреждения находились в районах Крайнего Севера.
  

• Различия в НСИ (нормативно-справочной информации) и особенностях учёта в разных учреждениях, требовавшие выравнивания и сверки данных.

• Поддержка и координация со стороны руководителя отдела по расчёту заработной платы заказчика.

Результат для клиента

1. Законодательные требования по реорганизации учреждений выполнены. Произведено объединение 26 учреждений в 13.
   

2. Создана единая информационная база для расчётчиков, что упростило и ускорило расчёт заработной платы.
   

3. Сохранён корректный учёт среднего заработка сотрудников, что обеспечило правильный расчёт отпускных и больничных.
   

4. Для сотрудников процесс слияния прошёл незаметно — они просто продолжили работу в новой организации без потери данных.
   

5. Обеспечена целостность и корректность расчётов заработной платы без задержек и ошибок.
   

6. Улучшена коммуникация и взаимодействие между расчётчиками разных учреждений.
   

7. Клиент получил готовое решение с минимальными временными затратами на централизацию и перенос данных.

Если вам нужна помощь или консультации при реорганизации учреждений и корректной настройке информационных систем при переходе, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!