Переход с «1С:Документооборот», 2.1 на «1С:Документооборот», 3.0. Кому нужен и как осуществить

Объясняем коротко и по пунктам

Компания 1С регулярно обновляет свои программные продукты. Мы уже писали о главных отличиях «1С:Документооборота», версии 3.0. Совсем скоро она станет стандартом, а поддержка предыдущих версий будет отключена. Так что руководителям компаний, нужно понимать, что переход на новую версию, это лишь вопрос времени.

Специалисты рекомендуют не затягивать с этим, и готовиться к переходу заблаговременно.

Но уже сейчас, есть целый ряд компаний, которым переход на «1С:Документооборот», версии 3.0 может принести значительные преимущества.

Для удобства мы выделили те, категории организаций, которым этот переход будет особенно полезен:

1. Крупные и средние предприятия с большим объёмом документооборота и сложными бизнес-процессами

Одним из базовых преимущества перехода для таких организаций является улучшенная функциональность и повышенная производительность новой версии программы. Она поможет оптимизировать работу с большими объемами данных и ускорить процессы обработки документов. Также повысят общую эффективность и настройка индивидуальных рабочих столов и персональных настроек реестров. Последнее особенно актуально, если в компании большое количество сотрудников, а головной офис больше 2000 этажей.

2. Компании с распределенной структурой

Если вы работаете в организации с несколькими офисами или филиалами, расположенными в разных географических точках, то облачные возможности и улучшенная интеграция с другими системами 1С позволит улучшить взаимодействие между подразделениями. К тому же здесь точно не обойтись без поддержки, а значит, обновление программного продукта точно, лучше не затягивать.

3. Компании с высокими требованиями к безопасности

Такие предприятия могут по достоинству оценить гибкую систему раздачи прав пользователям в «1С:Документооборот, 3.0», которая обеспечивает более надежную защиту данных и контроль доступа, помогая избежать ошибок.

4. Компании с активным взаимодействием с контрагентами

Организации, которые часто обмениваются документами с внешними партнерами и контрагентами для управления электронным документооборотом (ЭДО) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) упростят процессы отправки и приёма документов, а также их согласование.

5. Компании, стремящиеся к цифровой трансформации

Сотрудники НИИ НУИНУ из «Чародеев» настоящие волшебники, Но даже волшебники не отказались бы от качественного программного продукта, чтобы обуздать планы, отчётность, бюрократию и тонны документов.

Организации, которые активно внедряют цифровые технологии для оптимизации бизнес-процессов и идут в ногу со временем, желая оставаться конкурентоспособными на рынке.

Совет:

Не стоит бояться перехода. Вложенные средства точно окупятся сторицей. К тому же, при определённых условиях и желании владельцев бизнеса, программа «1С:Документооборот» может стать хорошей точкой старта для комплексной автоматизации предприятия в целом.

Как осуществить переход

Давайте рассмотрим ключевые особенности перехода с «1С:Документооборот», версии 2.1 на «1С:Документооборот», 3.0.

Анализ текущих процессов

Проведите детальный анализ текущих бизнес-процессов и выявите узкие места, которые могут быть улучшены с помощью новой версии системы. Выявите ту информацию, которую необходимо перенести. Если с этим возникают затруднения, то обратитесь к специалистам.

Может показаться что это не такой уж обязательный пункт, и компания может просто осуществить переход с «1С:Документооборот», версии 2.1 на «1С:Документооборот», 3.0, без изменения текущих бизнес-процессов. Однако, мы рекомендуем не упускать такую возможность для оптимизации, но, разумеется, делать изменения ради изменений точно не стоит.

Если подойти к анализу текущих процессов халатно и провести его «спустя рукава», то, в дальнейшем при переходе на «1С:Документооборот», 3.0, компания рискует повторить судьбу героя Тома Хэнкса и серьёзно «застрять» в подвешенном состоянии, проводя параллельную работу в двух базах.

Планирование и подготовка

Разработайте план перехода, включающий этапы, сроки и ресурсы. Определите, какие данные и настройки необходимо перенести из старой версии.

Специалисты 1С рекомендуют помнить что при переходном периоде, пользовательские данные могут дублироваться в двух базах. Желательно при миграции с «1С:Документооборот», версии 2.1 все процессы и мероприятия, которые начинались в данной базе, завершить в ней же, так как в «1С:Документообороте», 3.0 выполнить и завершить их не получится, ввиду специфики программы.

Даже если в вашей компании есть опытные пользователи «1С:Документооборота», то всё равно не лишним будет провести обучение и среди них по нововведениям программы.

Обучение персонала

Проведите тренинги и обучающие сессии для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новую версию системы. Не пренебрегайте этим пунктом.

Тестирование

Проведите тестирование системы на различных этапах внедрения, чтобы выявить и устранить возможные ошибки и недочеты.

Запуск и сопровождение

Запустите систему в эксплуатацию и обеспечьте постоянную техническую поддержку и обновления.

Коротко о главном

Переход с «1С:Документооборот»,версии 2.1 на «1С:Документооборот», версии 3.0 не стоит расценивать как вынужденную меру для сохранения поддержки. Следует расценивать этот момент как стратегический шаг, который может значительно повысить эффективность и конкурентоспособность вашего предприятия.

Новая версия программы предлагает улучшенную функциональность, повышенную производительность, удобный интерфейс, лучшую интеграцию с другими системами, облачные возможности и повышенную безопасность.

Если вам нужна помощь или консультации по переходу вашего предприятия на «1С:Документооборот», версии 3.0, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!