При слиянии компаний и переименовании должностей сотрудников возникает необходимость корректно заполнить форму ЕФС‑1 для отчетности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Правильное оформление кадровых мероприятий в этой форме помогает избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
В ЕФС‑1 при таких изменениях необходимо отразить два ключевых кадровых события — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» и «ПЕРЕВОД».
Мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» фиксирует смену регистрационных номеров страхователей, то есть отражает переход сотрудников из одной организации в другую в связи со слиянием. Это мероприятие может подать как организация-правопредшественник, так и организация-правопреемник. В графе с датой указывается дата начала трудовой деятельности сотрудника в новой организации.
Мероприятие «ПЕРЕВОД» отражает изменение должностей или структурных подразделений сотрудников после слияния. Его подает только организация-правопреемник, так как именно она принимает на себя обязанности по новым штатным позициям. Если сотрудник увольняется из-за реорганизации, необходимо подать кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» с соответствующей датой.
Ранее обе организации при слиянии подавали кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», однако позиция Фонда социального страхования изменилась — теперь это обязанность только правопреемника. Для избежания спорных ситуаций рекомендуется согласовать порядок подачи отчетности с местным отделением фонда.
В типовой версии программы 1С:ЗУП 3.1 функционал для автоматического оформления слияния компаний и переименования должностей отсутствует, поэтому обычно требуется доработка конфигурации. Для отражения «ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ» используют документ «Регистрация трудовой деятельности», а для «ПЕРЕВОДА» — документ «Кадровый перевод» или ручное заполнение через «Регистрацию трудовой деятельности».
Таким образом, при слиянии компаний и изменении должностей важно правильно оформить и подать в ЕФС‑1 кадровые мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «ПЕРЕВОД» и при необходимости «УВОЛЬНЕНИЕ». Это обеспечит корректную отчётность и поможет избежать проблем с контролирующими органами.