График отпусков 2025: на что обратить внимание

Когда необходимо подготовить график отпусков

График отпусков должен быть утвержден как минимум за две недели до начала следующего года.

Срок утверждения графика на 2025 год — 17 декабря 2024 года.

Основные 4 стадии подготовки графика отпусков

1. Сбор пожеланий работников
2. Оформление графика
3. Согласование с профсоюзом (если он есть)
4. Утверждение графика

Какую форму графика отпусков использовать

Для формирования графика отпусков можно использовать любую форму:

• стандартная форма № Т-7, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
• самостоятельно разработанная и утверждённая форма (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Чем грозит отсутствие утвержденного графика отпусков:

Если у вас не будет утвержденного графика отпусков, компанию могут оштрафовать.

Первый случай нарушения (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• Должностное лицо или ИП могут получить предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей.
• Организация может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• Должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировать на срок от одного до трех лет.
• ИП могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 рублей.
• Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 рублей.

График отпусков могут не утверждать:

• организации и ИП, относящиеся к микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, соответствующие требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ.

Что нужно учитывать при составлении графика отпусков:

1. Включите всех работников:
• В график должны войти все сотрудники, работающие в организации на дату его утверждения, включая тех, с кем трудовые договоры будут расторгнуты в течение года, и дистанционных работников.
• Работники с приостановленными договорами в график не включаются (Письмо Роструда от 19.12.2023 N ПГ/26132-6-1).
2. Разделение отпуска:
• Отпуск предоставляется полностью, если стороны не договорились о его разделении (письма Минтруда от 01.11.2023 N 14-6/ООГ-6853 и Роструда от 08.10.2024 N ПГ/19878-6-1).
• Если отпуск делится, одна из его частей должна составлять не менее 14 календарных дней.
3. Ограничения работодателя:
• Работодатель не может устанавливать свои правила, отличные от трудового законодательства. Например, он не может заставлять работника брать определенное количество будних или выходных дней или требовать включать выходные в отпуск (Письмо Роструда от 10.01.2024 N ПГ/28100-6-1).
4. Согласование отпусков:
• Работник может попросить отпуск в определенное время, но работодатель может согласиться или отказать. Исключения составляют работники, имеющие право на отпуск в удобное для них время.
• Работодатель не обязан соглашаться на перенос отпуска по желанию работника, кроме случаев задержки выплаты отпускных или предупреждения менее чем за 2 недели до начала отпуска (Письмо ГИТ в г. Москве от 24.01.2024 N ПГ/29654/10-2762-ОБ/1426).
5. Указание дат в графике:
• Роструд считает, что в графике необходимо указывать точные даты начала и окончания отпуска (Письмо от 16.08.2024 N ПГ/17241-6-1).
• Минтруд утверждает, что достаточно указать месяцы (Письмо от 26.09.2024 N 14-6/ООГ-5659).
6. Выходные и праздники:
• Отпуск не может состоять только из выходных дней (Письмо Минтруда от 07.12.2018 N 14-2/ООГ-9754).
• Оставшуюся часть отпуска можно брать по выходным дням по соглашению с работодателем (по мнению Роструда).
• Нерабочие праздники не включаются в календарные дни отпуска, а перенесенные выходные дни включаются (ст. 120 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.06.2024 N ПГ/11789-6-1).
7. Льготные категории работников:
• В обязательном порядке необходимо учитывать пожелания особых категорий работников, которые вправе взять отпуск в любое удобное для них время (например, работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из детей 14 лет), несовершеннолетние работники и др.).
8. Неиспользованные ранее отпуска:
• Ежегодные отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться в графике (письма Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1, от 08.06.2007 № 1921-6). Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 календарных дней.

Утверждение графика отпусков

Составленный график отпусков необходимо утвердить, сделать это может руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Например, полномочия по утверждению графика отпусков могут быть возложены на заместителя генерального директора по управлению персоналом или на директора по персоналу.

Приказ об утверждении графика отпусков работодатель может издать в свободной форме.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Вопрос о том, нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков, не решен в законодательстве, поскольку график отпусков имеет двойственную природу. По нашему мнению, работодателю целесообразно ознакомить сотрудников с этим документом, например, путем составления листа ознакомления с графиком отпусков, в котором распишутся все работники.

Как составить график отпусков в программах 1С

Функционал для составления графика отпусков в 1С:Бухгалтерия 8 отсутствует.

Как сформировать график отпусков в 1С:ЗУП описано в нашей инструкции;

И напоминаем, что в 1С:Кабинет сотрудника (релиз ЗУП 3.1.25.136) также реализована возможность планирования (сбора) графика отпусков.

Преимущества использования 1С:Кабинет сотрудника

1. Автоматизация процессов:
• Снижение ручного труда и минимизация ошибок.
• Ускорение процесса составления и утверждения графика.
2. Удобство и доступность:
• Возможность работы в режиме онлайн из любой точки.
• Удобный интерфейс и интуитивно понятные функции.
3. Соответствие законодательству:
• Сервис автоматически учитывает все изменения в законодательстве.
• Обеспечение соблюдения всех норм и правил.

Как составить график отпусков с помощью 1С:Кабинет сотрудника мы описали в инструкции.

Составление графика отпусков на 2025 год — важная задача для кадровиков, требующая внимательного подхода и знания законодательных норм. Использование сервиса 1С:Кабинет сотрудника позволяет автоматизировать процесс, сделать его удобным и быстрым, а также обеспечить соответствие всем требованиям трудового законодательства. Внедрение таких инструментов способствует эффективному управлению рабочим временем и улучшению кадровой работы в организации.