Этот текст поможет вам подготовится к комплексной автоматизации, расскажет из чего она состоит, какие у неё преимущества, как найти стороннюю команду внедрения и сколько это будет стоить.

Для компании, которая хочет успешно развиваться, рано или поздно наступает момент, когда необходимо начать автоматизировать важнейшие области бизнеса: от бухгалтерии до кадрового учёта - то есть делать это комплексно.

«А, ну то есть внедрить ERP!» — воскликнет читатель, который разбирается в теме. Не совсем, давайте для начала уточним терминологию.

Что такое комплексная автоматизация и чем она отличается от ERP

Обычно под комплексной автоматизацией принято считать ERP-систему, но это не совсем верно.

Комплексная автоматизация является интеграцией различных программных продуктов для управления бизнес-процессами в единой системе.
В эту систему может входить и ERP-система, как часть, нередко весомая, позволяющая закрыть задачи, поставленные при внедрении автоматизации.

Таким образом, ERP-система является лишь частью комплексной системы. В эту комплексную систему могут входить, например, системы по бухучёту, документообороту, техническому обслуживанию оборудования и многие другие специализированные системы. А вот весь комплекс вопросов их взаимодействия друг с другом внутри одной системы считается комплексной автоматизацией

Какие преимущества у комплексной автоматизации

Исходя из названия, основным преимуществом такого типа автоматизации является комплексный подход к управлению бизнес-процессами на предприятии. Поэтому особенно важно понимать цели внедрения комплексной автоматизации.

На практике это проявляется в том, что оперативно формируется отчётность, исключается дублирование операций, сокращаются ошибки. 

Например, раньше на предприятии по оптовой торговле, все бизнес-процессы были разрознены, а часть из них вообще выполнялась вручную. Бухгалтерия вела учёт в одной системе, отдел продаж использовал свои таблицы Excel, а логисты работали с ещё одной программой. Это приводило к постоянному дублированию операций, ошибкам при переносе данных, задержкам в формировании отчётности и трате времени на получение хоть какой-то актуальной информации о наличии товаров на складе, статусе заказов или финансовых показателях.

После комплексной автоматизации руководство и сотрудники предприятия стали получать информацию о любом аспекте бизнеса в режиме реального времени, а отделы выполняют рабочие процессы в единой информационной среде. Всё теперь объединено и синхронизировано, а работа сотрудников значительно упростилась и ускорилась из-за автоматизации, которая освободила их от рутинных и непродуктивных задач.

Таким образом комплексная автоматизация позволяет существенно обеспечить эффективность управления за счёт достоверной и своевременной информации, которая  позволяет принимать обоснованные решения.

При необходимости руководитель может получить доступ до элементарных действий и документов, для того чтобы осуществлять контроль и, например, понять причину отклонения от планов или от какого-то стандартизированного процесса в своей организации.

При этом комплексная автоматизация позволяет не только принимать оперативные решения на разных уровнях управления и в разных разрезах, но и даёт руководителю возможность предусмотреть стратегические шаги по развитию предприятия и трансформировать их в конкретные планы.

А какие недостатки?

У комплексной автоматизации есть и недостатки. В частности, нужно понимать, что сбор всех данных воедино для анализа требует изменения подхода управления бизнес-процессами. Это требует времени. Необходимо будет приводить их к каким-то единым правилам, изменять нормативно-справочную информацию (НСИ) предприятия, регламентировать работу с ней. Не стоит забывать и про IT-инфраструктуру и вопросы информационной безопасности, являющихся важным элементом комплексной автоматизации, которые должны соответствовать и целям, и внутренним требованиям, и текущему законодательству. Это сложно, но необходимо.

Кому подойдёт комплексная автоматизация?

Комплексная автоматизация по умолчанию подойдёт, как крупным опытным предприятиям, так и молодым представителям среднего и даже малого бизнеса. Особенно стоит рассматривать комплексную автоматизацию предприятиям, развивающим новые бизнес-направления; тем, кто находится в условиях импортозамещения и перераспределения рынков; имеющим острую потребность в оперативном учёте.

Стоит отдельно выделить предприятия, работающие в машиностроительной отрасли. Как правило, они автоматизированы на самописных решениях, которые закрывают лишь часть вопросов складского учёта, управления производством, продаж и бюджетирования. Они являются очень разрозненными и у них при этом отсутствует единая нормативно-справочная информация. Это может стать большой проблемой не только для оперативного управления, особенно, если предприятие имеет гособоронзаказ и должно соблюдать по нему правила учёта и строгую отчётность. В данном случае, фактическое решение этого вопроса заключается в переходе на комплексную систему.

С чего начать комплексную автоматизацию?

Представим, что предприятие решилось на комплексную автоматизацию. Как будут выглядеть её действия на начальном этапе для успешной реализации?

Во-первых, предприятию нужно определиться с целями и задачами, которые оно хочет достигнуть. Их нужно оцифровать и они должны быть реальными. Например, сократить складские запасы на 25% в стоимостном выражении в течение одного года.

Во-вторых, желательно выбрать тот программный продукт, который может стать основой будущей комплексной системы. Если выбор пал на решения от фирмы 1C, то, это могут быть: 1С:УНФ (управление нашей фирмой), 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом, 1С:ERP, 1С:ERP Управление холдингом. 

В-третьих, нужно определиться с тем, кто будет внедрять комплексную систему. Выбор программного решения может быть сложным, поэтому важно пригласить внешнего исполнителя для анализа и предложения структуры комплексной системы.Составьте свой список критериев, что для вас наиболее важно: стоимость, качество, скорость выполнения работ. Если у вас есть затруднения с выбором и вы не знаете на что обратить внимание при выборе компании, не волнуйтесь, мы разберём этот вопрос ниже. Также обязательно прочитайте соответствующий раздел в нашей предыдущей статье; она поможет вам сориентироваться.

В-четвёртых, необходимо сформировать внутреннюю команду для внедрения комплексной системы (если её ещё нет), которая будет тесно взаимодействовать с выбранной компанией над данным проектом. В команду, как показывает практика, обычно входит: руководитель отдела, который инициировал внедрение; руководители отделов, чьи функциональные задачи входят в комплексную систему;  IT-отдел.

При этом, чрезвычайно важна роль руководителя проекта. Он должен управлять, а значит обладать соответствующими полномочиями. Бывают моменты, когда руководители отделов не могут договориться между собой о том, кто единолично возглавит команду и это может стать причиной конфликтов, которая рискует отразиться на проекте. В таком случае функцию руководителя проекта берёт на себе собственник или генеральный директор.

Чем же занимается сторонняя компания?

Если учитывать наш опыт, то мы разрабатываем концепцию стратегического развития системы, где совместно с заказчиком определяем основные моменты, функциональные блоки будущей системы, правила миграции данных между ними, правила формирования единой нормативно-справочной информации, последовательность подготовки и переноса наследуемых данных, пошаговый план запуска комплексной системы с эффективными промежуточными результатами (переход к эксплуатации отдельных функций). Таким образом формируется единый документ, где чётко расписан каждый из этапов внедрения; сроки выполнения; какие программные продукты из имеющихся можно будет использовать, а что следует заменить. Дополнительно даются рекомендации по модернизации средств информационной безопасности и IT-инфраструктуры.

Так это же дорожная карта проекта?

Да. Без неё не обойтись и именно она может подсказать за счёт чего можно комплексно автоматизировать текущие и, что важно, будущие бизнес-процессы на предприятии наиболее эффективно.

Как найти и привлечь к внедрению сторонних специалистов?

Если у предприятия, которое запланировало внедрение комплексной автоматизации, есть опытный IT-отдел, то вероятней всего оно захочет заниматься этим вопросом самостоятельно, без привлечения сторонних компаний. Однако, такой подход может только задержать сроки внедрения, а полученный результат не достигнет нужных целей.

Так происходит, потому что местные айтишники чаще всего не сталкивались с подобными задачами и просто-напросто не имеют соответствующего опыта внедрения комплексных систем.

Но как оценить опыт стороннего исполнителя? Одним из возможных решений является рейтинг фирмы 1С. Посмотрите на сайте 1С список партнёров и те решения, которые они внедряли. Скорей всего, нечто похожее, что планируете у себя вы, уже реализовано на других предприятиях.

Кроме того, обращайте внимание на специфику кейсов. Возможно, ваши потенциальные внедренцы подходят вам, но находятся в другом городе или регионе и не работают удалённо. Может быть и так, что отзывы у компании в целом хорошие, но она работает только по конкретной отрасли, например, медицине, что не подходит вам. 

Не стоит гнаться и за слишком крупными игроками этого рынка. Небольшие компании могут даже лучше справиться с решением задач комплексной автоматизации, потому что их сотрудники не будут «распыляться» на другие проекты. К тому же, как правило, эти компании проявляют большую гибкость в ходе проектов.

Обязательно заключайте договор только с теми компаниями, которые предлагают поддержку в ходе опытной эксплуатации и сопровождение комплексной системы после внедрения. Нередки случаи когда компании не включают в стоимость эти услуги в погоне за первоначальной привлекательной ценой для клиента.

Хорошая компания обязательно предложит вам на стартовом этапе организовать встречу (онлайн или оффлайн) со всеми людьми, заинтересованными в комплексной автоматизации на предприятиями, чтобы обсудить цели, услышать мнения и предложить концепцию развития.

Напомним, что концепция развития системы поможет вам определить, как объединить имеющиеся и планируемые программные продукты и по каким правилам будет передаваться информация между ними.

Сколько стоит комплексная автоматизация?

Самый честный ответ: столько, сколько нужно. Не существует двух полностью одинаковых комплексных систем, даже у предприятий, работающих в одной отрасли.

Почему? Просто комплексная автоматизация решает различные цели и задачи для разных предприятий, даже в одной отрасли. От них и исходят, когда формируют бюджет. Одним может хватить базовой версии «из коробки» с небольшими дополнениями, другим и нескольких объединённых программных продуктов будет мало.

В сухом остатке, стоимость всегда складывается из лицензий, проектных услуг, услуг на внедрение и постпроектного сопровождения. 

Комплексная автоматизация не может быть дешёвой, но она может быть распределена по времени и бюджету. Нужно понимать, что всё и сразу внедряться не будет, это процесс поэтапный. Конечно, на каждом их этапов могут потребоваться изменения текущих бизнес-процессов, модернизации инфраструктуры, смену должностных обязанностей и найма новых специалистов. В итоге это тоже влияет на общую стоимость и содержит в том числе затраты вне рамок самого проекта по запуску комплексной системы.

Коротко о главном:

1. Комплексная автоматизация и ERP-система не одно и то же. Комплексная автоматизация является интеграцией различных программных продуктов для управления бизнес-процессами в единой системе, в которую может входить и ERP-система.

2. Основным преимуществом комплексной автоматизации является комплексный подход к управлению бизнес-процессами, что позволяет существенно повысить эффективность управления за счет достоверной и оперативной информации.

3. Недостатком комплексной автоматизации является то, что сбор всех данных воедино для анализа требует изменений в подходе к ряду бизнес-процессов, что требует времени и ресурсов.

4. Комплексная автоматизация подойдет как крупным опытным предприятиям, так и молодым предприятиям, особенно тем, кто развивает новые бизнес-направления или имеет острую потребность в оперативном учете.

5. Для успешного внедрения комплексной автоматизации предприятие должно четко определить цели и задачи, выбрать программный продукт, который может стать основой будущей системы, и пригласить внешнего исполнителя для анализа и предложения структуры системы.

6. Важно сформировать внутреннюю команду для внедрения комплексной системы, которая будет тесно взаимодействовать с выбранной компанией над данным проектом.

7. Сторонняя компания разрабатывает концепцию стратегического развития системы, где совместно с заказчиком определяют основные моменты, сроки выполнения, программные продукты, которые можно будет использовать, и что следует заменить.

8. Для оценки опыта стороннего исполнителя можно посмотреть на рейтинг фирмы 1С, список партнеров и те решения, которые они внедряли, а также обращать внимание на специфику кейсов.

9. Обязательно заключайте договор только с теми компаниями, которые предлагают поддержку опытной эксплуатации и сопровождение комплексной системы после внедрения.

10. Стоимость комплексной автоматизации зависит от целей и задач, которые она решает, и складывается из лицензий, проектных услуг, услуг на внедрение и постпроектного сопровождения.