Когда и зачем переходить на ERP-систему?

Начинать внедрение или переход, не разобравшись зачем вам нужна ERP-система очень опрометчиво. Есть риск впустую потратить деньги, силы, время и не получить тот результат, который вы ожидаете.

ERP-системы являются программным обеспечением, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы и получать актуальную информацию о ситуации на предприятии для оперативного управления и достижения оптимальной производительности. Однако переходить или внедрять полноценную ERP-систему необязательно, если предприятия могут обходиться и другими решениями, закрывающими те же задачи, что и она. Такие решения могут состоять из нескольких программных продуктов, как представленных на рынке, так и использующихся исключительно на конкретном предприятии.

Как правило на полноценную ERP-систему переходят, когда нынешняя система устаревает и её дальнейшее использование невозможно или всерьёз угрожает существованию бизнеса и репутации компании.



Это может происходить и при сильном росте, когда «эксельки» и бухучёта уже не хватает, их нужно синхронизировать, или же требуется оптимизировать бизнес-процессы, которые негативно влияют на текущее положение дел.

Например, на предприятии регулярно происходят закупки сырья под производство, которое, в свою очередь, зависит от заказов. Отсутствие согласованности между данными бизнес-процессами, как и нехватка оперативной достоверной информации о них, будут негативно влиять на предприятие. В этом случае, переход на ERP-систему поможет в оптимизации, позволит анализировать и прогнозировать ситуацию на производстве для принятия тех или иных управленческих решений, что повысить общую эффективность предприятия.

Мысли о переходе могут проявиться и тогда, когда всё работает, но директор понимает, что ему нужна оперативная информация для эффективной управляемости компанией и принятия решений. А быть может, текущий бизнес продают и для этого нужна более подробная детализация, и без перехода на ERP-систему здесь точно не обойтись. Не стоит забывать и о пока ещё актуальной проблеме импортозамещения зарубежных решений.



Если компания является частью холдинга, то её переход на ERP-систему позволит привести процессы и отчётность к общему знаменателю, которые применяют в данной группе компаний.

Возможно, причина для перехода на новую ERP-систему одна, но очень весомая, а быть может их много и вопрос перемен стоит для предприятия особенно остро. Как бы то ни было, нужно понимать, что внедрение ERP-системы подразумевает также и изменение ряда бизнес-процессов на самом предприятии, к чему нужно подготовить как себя, так и сотрудников. Это неизбежный момент для дальнейшего роста и благополучия.

Как выбрать «ту самую» ERP-систему для предприятия?

Перед окончательным принятием решения на какую из представленных на рынке ERP-систем перейти, нужно учитывать целый ряд факторов. Основной из них, это распространённость внедрения того или иного решения для отрасли в которой работает предприятие.

Можно посоветоваться с экспертами компаний, которые предлагают услуги по внедрению ERP-систем. Их список можно найти в сети, например, на тематических форумах, сайтах популярных отечественных решений или сайтах самих компаний. Это информация поможет вам лучше понять не только актуальное состояние, но и примерно рассчитать временные и финансовые затраты на будущее внедрение ERP-системы.

Абсолютно естественно узнать и у коллег по рынку, чем они пользуются. Если вы будете часто слышать одно и тоже название, то высока вероятность, что внедрение на вашем предприятии именно этого решения принесёт ощутимую пользу. Конечно, нельзя забывать, чтобы оно отвечало вашим требованиям и соответствовало целям и задачам, которые вы поставили для себя перед переходом на ERP-систему.



На данный момент, одним из оптимальных решений являются ERP-системы на базе программных продуктов 1С, которые лучше всех адаптированы к отечественным бизнес-реалиям. К тому же, на рынке присутствует достаточное количество разработчиков 1C, что даёт вам больше гарантий, что в случае каких-то проблем вы сможете найти компанию, которая займётся обслуживанием вашей системы после внедрения.

Также следует понимать, что самостоятельно внедрить и успешно запустить ERP-систему, ввиду сложности, возможно, не получится — особенно если у вас нет собственного IT-отдела, обладающего необходимыми компетенциями, или необходимой технической инфраструктуры. Обычно, отсутствие в команде по внедрению архитектора, имеющего глубокое понимание механизмов системы, является главной причиной неудач. Не стоит бояться обращаться за помощью к специалистам и компаниям, которые предлагают внедрение ERP-систем. У них можно попросить провести бесплатную демонстрацию программного продукта чтобы лучше понять: соответствует ли она вашим ожиданиям и требованиям.

На что следует обратить внимание при выборе компании для внедрения ERP-системы?

Для начала, посмотрите какие кейсы и опыт по внедрению ERP-систем есть у представленных на рынке компаний. Например, у фирмы 1С есть специальный рейтинг партнёров по ERP-решениям. Также почти все специализированные компании публикуют на своих сайтах кейсы, изучив которые, можно найти не только схожую по проблематике ситуацию, но и понять компетенцию специалистов при их решении.

Обязательно обратите внимание на количество консультантов и разработчиков, которые будут осуществлять поддержку вашей системы в дальнейшем. Если такой информации нет в открытом доступе, то спросите о ней напрямую, но помните, что всё индивидуально и зависит от того, какая, собственно говоря, ERP-система вам необходима. Как правило, поддержку осуществляет компания, которая занималась и внедрением. В этом случае, услуги по поддержке оговариваются в договоре или его приложениях перед работой.

Важно, чтобы в команде были специалисты, которые знакомы с методологией внедрения ERP-систем, так как если её не учитывать на старте проекта, то есть риск не закончить его, а следующая команда будет начинать весь процесс фактически заново. Конечно, не везде есть опытные внедренцы, поэтому стоит рассмотреть готовность предприятия к возможной удалённой работе по переходу на новую ERP-систему.



Компании, которые занимаются внедрением, очень часто начинают с того, что проводят интервью с сотрудниками и просят их пройти небольшое анкетирование. Это позволяет лучше понять текущие бизнес-процессы предприятия, цели и задачи внедрения ERP-системы, а в процессе работы следовать им. Как и в любом рабочем процессе, возможно будут отклонения от первоначального плана, поэтому особенно важно, чтобы в ходе данного проекта команда внедрения сторонней компании нашла общий язык и тесно взаимодействовала с командой со стороны предприятия, чтобы финальный результат соответствовал поставленным целям и задачам.

Внимательно изучите договор, услуги прописанные в нём и проговорите волнующие вас вопросы.

Гнаться за дешевизной не стоит. Нужно понимать, что внедрение ERP-системы затратный процесс, который непременно окупится сторицей в долгосрочной перспективе, а эффективность решения для бизнеса можно будет увидеть уже спустя 4-5 месяцев после запуска. Зачастую низкая цена на услуги, по сравнению с другими компаниями, может говорить о том, что вам могут предоставить не весь список необходимых для полноценного внедрения системы процессов или оставить без поддержки сразу после этапа внедрения.

Из каких этапов состоит внедрение ERP-системы на предприятии?

Примерный план по внедрению ERP-системы всегда состоит из трёх этапов:

1. Подготовки и планирования к внедрению системы
2. Настройки и разработки самой системы
3. Обучения персонала и запуска системы

Как правило они все дробятся на более мелкие этапы, по завершению которых можно судить об успешности всего внедрения ERP-системы в целом. При этом, на протяжении каждого из них, команда внедрения, которую выбрали, тесно взаимодействует с командой со стороны предприятия. Это могут быть сотрудники IT-отдела или лица, которых назначили ответственными за успешность внедрения ERP-системы.



На этапе подготовки и планирования необходимо определиться с выбором будущей автоматизированной системы и поставщиком услуг. Важно также обязательно определиться и с подходом. Необходимо понимание: будете ли вы использовать типовое решение или настраивать процессы индивидуально для предприятия.
Под типовым решением подразумевается стандартный программный продукт, который можно использовать, что называется «из коробки». К нему больше ничего не добавляется и предприятие использует его как есть. Таким решением, например, может являться «1С:ERP».

Нередки случаи, когда, для достижения целей и задач внедрения, в типовое решение необходимо добавить и индивидуальные настройки. Такую невозможность обойтись только «коробочным» вариантом называют функциональным разрывом. И здесь важно выбрать подход как можно раньше, ведь если уже в процессе работы над проектом внедрения он, по каким-то причинам, изменится, то команде будет очень тяжело перестроиться. Фактически, нужно будет начинать работу заново. Также, смена подхода в процессе внедрения затратна и с финансовой точки зрения.

Нельзя начинать работу без понимания сроков и коммуникации между специалистами компании, которые отвечают за эффективное внедрение ERP-системы и сотрудниками предприятия. На данном этапе стоит зафиксировать цели комплексной автоматизации и их успешность, прописать порядок реализации каждого из этапов, письменно указать заинтересованных и ответственных лиц и согласовать команду. Это поможет определить степень ответственности каждого из участников и облегчит руководство проектом на дальнейших этапах.



Настройка и разработка самой системы включает в себя:

1. Анализ бизнес-процессов и нормативно-методологических документов, в ходе которого разработчики понимают текущее положение дел и проводят интервью пользователей для фиксации требований к будущей системе
2. Моделирование, когда определяются объёмы и границы автоматизации, технические требования для реализации, окончательно формируется контрольный пример будущей системы. На этом этапе ещё могут быть изменения в реализации проекта внедрения ERP-системы, но они должны чётко обосновываться, иначе процесс разработки может занять несколько лишних месяцев.
3. Разработку системы, когда специалисты создают прототип будущей системы, контрольный пример, разделяют полномочия пользователей и пишут для них руководство по использованию.
4. Тестирование, когда стараются предусмотреть возможные варианты поведения пользователя, которые могут быть в системе, и впоследствии на всех этих вариантах выполняют проверку работоспособности контрольного примера.

Этап обучения персонала и запуска системы состоит из двух типов эксплуатации:

Первый, это опытная эксплуатация, в ходе которого происходит обучение ключевых специалистов предприятия работе с системой и фиксируются и устраняются их замечания.

Второй, это опытно-промышленная эксплуатация, когда происходит обучение уже всех пользователей, идёт подготовка к полноценному запуску информационной системы, и разработчики проводят консультации по работе в ней.

Как предприятие может сэкономить деньги при внедрении ERP-системы?

В первую очередь нужно понимать, что ERP-система, сама по себе, является решением не из дешёвых. К тому же, не стоит забывать, что её внедрение на предприятии неизбежно приведёт к изменению ряда бизнес-процессов, что также может обойтись «в копеечку».

Вместе с тем сэкономить можно. Ключевым фактором здесь является оптимизация процессов внедрения, когда несколько действий можно выполнять параллельно без ущерба друг для друга. Руководитель проекта по работе над внедрением и ответственные лица могут заранее обсудить места, где это уместней всего сделать в случае необходимости. При грамотном подходе это позволит ускорить реализацию всего проекта, не потеряв в качестве.

Так, например, процессы разработки и тестирования могут быть выполнены параллельно с другими работами, что позволит сэкономить время. Правда, не стоит забывать о порядке и логичности этапов, ведь разработка должна быть явно готова, к моменту обучения пользователей, и тут запараллелить процесс явно не получится.

На этапе планирования, когда уже становится чуть понятнее, какие ресурсы будут необходимы в использовании, можно постепенно начать закупку технической инфраструктуры. Это поможет избежать неожиданного или сезонного повышения цен, и, следовательно, сократить издержки.

Конечно, многое зависит от проекта, именно поэтому в команде должен быть специалист-методолог с опытом внедрения ERP-системы. Хороший методолог поможет указать на точки оптимизации и снижение издержек.

Коротко о главном:

1. Перед внедрением ERP-системы необходимо четко определить цели и задачи, которые она должна решать.
2. ERP-системы необходимы не всем предприятиям, в частности, небольшие предприятия могут обходиться и другими решениями.
3. Выбор ERP-системы должен основываться на распространенности внедрения того или иного решения для отрасли, в которой работает предприятие.
4. Самостоятельное внедрение ERP-системы является сложной процедурой, поэтому обращение за помощью к специалистам позволит избежать возможных проблем.
5. При выборе компании-поставщика для внедрения ERP-системы необходимо обратить внимание на кейсы, опыт, количество и качество консультантов и разработчиков. Важно чтобы в команде проекта был специалист-методолог с опытом внедрения ERP-системы. Если в вашем городе подобного специалиста нет, то нужно понять, насколько вы готовы к тому, чтобы привлечь в проект человека, работающего удалённо.
6. Внедрение ERP-системы состоит из трех основных этапов: подготовки и планирования, настройки и разработки, обучения персонала и запуска системы.
7. При внедрении ERP-системы, на самом старте проекта, необходимо четко определиться с подходом: будет ли это типовое «коробочное» решение или же нет. Если без индивидуальной настройки ERP-системы предприятию не обойтись, то нужно чётко понимать, что за изменения и добавления будут происходить.
8. Сэкономить на внедрении ERP-системы можно за счёт оптимизации процессов внедрения.